【外資で就業したい!】秘書歴20年のプロが伝授!派遣からでも成功する成功ノウハウ|これから求められる秘書の資質ー戦略的秘書ー

筆者プロフィール:Yurika (ゆりか) 。主に秘書として20年以上日系・外資系企業で、また働くスタイルも派遣社員、契約社員、正社員での就業経験あり。

これから日系→外資系企業で働きたいと思っている人、初めて派遣社員として働こうとしている人、エグゼクティブ秘書にチャレンジしたいと思っている人のために、私が経験した失敗や学びをここでシェアしています!

最近、とある大手日系企業人事トップによる講座にて、これからの秘書に必要な資質について聴講する機会があり秘書/アシスタントに求められる資質、在り方が変わっていくのを感じました。参考になりましたら幸いです(^^)/

 気になる求められる資質についてですが、その一つとして挙げられたものに”担当している上司の取り組みに関して助言ができるかどうか”というものがありました。そして、助言できるためには、自身の企業の戦略を熟知し、またマーケット価値や世界情勢まで把握していなければならないため、マーケティング、財務の知識なども持ってほしい、とのこと。最近ではそのような秘書を”戦略的秘書”と呼ぶこともあるようです。求める資格はもはや「秘書検定」などではなく、より高度な知識が求められている時代になっていることに嬉しくもあり身が引き締まる思いがしました。というのも、私が秘書として働き始めた20年ほど前の頃は、お茶を入れたり、茶器を毎日洗うことが常な業務内容であり、どこか控え目でいることが秘書として求められている時代であったからです。

これから求められる秘書の資質が具体的にどういうものかというと…

旧)秘書像

  • 来客対応(お茶を入れる人)
  • 控えめ。黒子に徹する
  • 指示された内容を完璧に出来る人
  • 秘書検定を保有している人

新)秘書像

  • 来客対応ほぼなし。業務としてはなるべく入れない
  • 場合によってはリードできる人
  • 自ら提案し、必要があれば担当上司に助言できる人
  • 秘書検定プラスマーケティング、財務、語学などに優れている人

一部企業においては、上司に変わってプレゼンしたり、会議に同席・出席したりなども秘書としての業務に含まれている場合もありますが、まだまだそのような環境にはなく、”秘書はお茶を入れる人””社長の身の回りの世話する人”くらいの秘書像のところも多いのではないでしょうか。そういった環境の中では、問題をリードして処理したり、発言したりすると”なぜ秘書が?””秘書のくせに”というような印象を持たれてしまわれかねないように思うのです。が、上記のような戦略的秘書像が広まっていくと、そのような位置づけが変わっていくことにつながり、新しいチャンスが生まれるように思いました。これは嬉しい一面ですよね。例えば、なかなか企業文化により、能力や適正があっても希望の業務に携われなかった方が希望のタスクチームに加わったり、リーダーとなったりすることがあるかもしれません。一方で、こんなに求められる資質のボーダーラインが上がるということは、今までスキル点90点の人もあっという間に60点になってしまうということです。自分自身のスキルも急速にあげていかなければならないのだ、と身が引き締まる思いがしました。”戦略的秘書”のような基準が求められてくる時代では、もはや英語も出来て当然、となるかもしれません。それも、あっと言う間の近い未来に。私もうかうかしていられません。まずは英語、早速Reinaのレッスン、予約しなきゃ!

ここのところ、YKKグループが21年度から定年制を廃止するというニュースや、”川崎重工業が2021年度から年功賃金制度を撤廃し、成果を処遇に反映させる新人事制度を導入する”などいうニュースがありました。このように歴史ある企業においても大きな変革が行われていくニュースを目にすると、今までの考え方、やり方を早く刷新していかなければ、という思いにさせられます。コロナの影響もありニューノーマルの働き方が進んでいますが、近い未来、今までとは想像もしなかったようなまったく違った働き方になっているのかもしれません。

Yurika

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