こんにちは！Yurika (ゆりか) です。主に秘書として20年以上日系・外資系企業での就業経験があり、また働くスタイルも派遣社員、契約社員、正社員での就業経験があります。
これから日系→外資系企業で働きたいと思っている人、初めて派遣社員として働こうとしている人、エグゼクティブ秘書にチャレンジしたいと思っている人のために、私が経験した失敗や学びをここでシェアしています！
さてみなさん、仕事で英語を使ってメールでやり取りをしなくてはならなくて困った！という経験はありませんか？英語のビジネスメールってどんなもの？
一言で言ってみると
『メールは用件だけシンプルに！』です！
詳しくは続くお話で。
話の登場人物：
- 主人公 Hana（日系から初めて派遣で外資にチャレンジする女性）
- 先輩秘書 Rika（日系から外資で派遣から社員になって現在もバリバリ働く先輩秘書）
- 上司 Tom
- Tomの上司 Gary
- Garyの秘書 Sala
- 派遣社員同僚 Haruko、Omi、Aiko
Episode 1 : メールはシンプルに
私が初めて日系から外資系で就業したのは、小さな外資系US企業だった。社長はアメリカ人で経営陣は外国人と帰国子女の皆さんであった。
私が外資での就業にチャレンジしようと決めたのは、日系企業では、当時は結婚退職する人も多く、女性が長く働くのは日系企業では難しいのではないか、と思ったからということと、そしてもう一つ。英語はできなかったが、英語が好きで、英語を使って仕事をしてみたい！と思ったからだ。それで派遣で紹介のあった一つの企業で就業することにした。
初出社日。緊張していた。でも、それよりもワクワクが大きかった。幸い直属の上司の外国人は日本語が堪能であった。だがメールのやり取りは英語も多く、書類も英語が多かった。意味なんてほとんどわからなかった。On behalf of さえ始めてみるフレーズだった。でも英語に触れて仕事ができることが嬉しかった。しかし、もちろん仕事上困るので、英語のレッスンに通い始めた。言いたい英語を自分なりに英語で書いて、先生にチェックしてもらったのだ。
ーお世話になりますって英語でなんて言うの？ よろしくお願いいたしますは？ー
まず、そこからつまづいた。結論から言うと、”いつもお世話になっております”や、”よろしくお願いいたします”のような英語は無い。なので、毎回、出だしをなんて書くかでつまづいた。日本語なら”いつもお世話になっております”で毎回メールを書けば良いのだが、英文となるとそうはいかない。もちろん、日本語でも相手との関係性によって出だしは違うが、英語だと
例えば
– I am writing this to check Gary’s schedule as Tom would like to have a meeting with Gary ** project.
(Tomの秘書である自分が、Tomの上司であるGaryの秘書宛にメールするとき- 1)
– I am contacting you as Tom would like to have a meeting with Gary about ** project.
(Tomの秘書である自分が、Tomの上司であるGaryの秘書宛にメールするとき- 2)
– I hope this email finds you well.
(何回かやりとりをしているグローバルの秘書にちょっと久しぶりにメールをするとき）
（メールのサンプル）
Hi Sala, (最初はDear, 何度でもやりとりしているときはHiでOK）
I hope this email finds you well.
Tom would like to have a meeting with Gary about ** project.
Is Gary available sometime this week?
Regards,
Hana
はい、これだけで大丈夫。えー、Hiでいいの？失礼じゃないの？よろしくお願いします、のような事を言いたいのだけれど、言わなくて良いの？
これ、私も当時思ったことだけれど、はい、全部いりません。とにかく、”シンプルに”。何よりもこれが大事。
実際外資で働いてみるとわかるが、ほんとに５行も１０行も書いてくるグローバルのエグゼクティブ秘書は皆無だ。でも、私はほんとにこんな文でいいの？って結構長い間違和感があった。今では長い文をみると、日本っぽいメールだなと思ってしまう自分がいるのにびっくり。。。
でも本当に伝えたい。
”メールは伝えるべきことをシンプルに、
エピソード２につづく…